Geschäftsführer einer GmbH? 6 rechtliche und 6 steuerliche Aspekte

1. Ernennung des Direktors

Bei der Gründung einer GmbH in Deutschland und der Bestellung eines Geschäftsführers gilt deutsches Recht. Das bedeutet, dass – anders als in den Niederlanden – jeder Geschäftsführer eine natürliche Person sein muss. Diese Person muss weder die deutsche Staatsangehörigkeit besitzen noch in Deutschland gemeldet sein.

Die Geschäftsführung einer GmbH wird von den Gesellschaftern bestellt (und abberufen) und kann aus einem oder mehreren Mitgliedern bestehen. Es ist auch möglich, einen oder mehrere Gesellschafter in die Geschäftsführung zu entsenden.

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2. Niederländischer Fahrer

Wie in den Niederlanden übt auch in einer GmbH der Vorstand die laufende Geschäftsführung aus. Wie bereits erwähnt, können Sie als Geschäftsführer in den Niederlanden wohnen und arbeiten. Sie müssen jedoch gewährleisten und nachweisen können, dass Sie über ausreichende Kenntnisse der Aktivitäten und Geschäftsabläufe der GmbH verfügen.

3. Vertretungsbefugnis

Die Vertretungsbefugnis in Deutschland ist in vielerlei Hinsicht ähnlich wie in den Niederlanden geregelt. In Deutschland kann die Vertretungsbefugnis eines Geschäftsführers nicht nach außen beschränkt werden. Werden jedoch mehrere Geschäftsführer bestellt, kann bei der Bestellung festgelegt werden, dass diese die Vertretungsbefugnis nur gemeinsam ausüben.

Üblicherweise werden jedoch ergänzende Geschäftsordnungen erstellt, in denen festgelegt wird, dass der Vorstand für bestimmte Beschlüsse oder Rechtsakte die Zustimmung der Gesellschafterversammlung benötigt und/oder dass die Vertretungsbefugnis auf einen bestimmten Geldbetrag begrenzt ist. Hält sich der Geschäftsführer an diese Vorgaben oder nicht? In diesem Fall hat dies jedoch keine äußeren Folgen, obwohl der Geschäftsführer unter Umständen für Schäden der GmbH haftet.

4. Jährliche Berichterstattung

Die Geschäftsführung einer GmbH muss innerhalb von drei Monaten nach Ende des Geschäftsjahres einen Jahresabschluss erstellen. Dieser besteht aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und Geschäftsbericht. Für kleine Unternehmen gelten verschiedene Erleichterungen. So haben sie beispielsweise drei Monate länger Zeit für die Erstellung ihres Jahresabschlusses. Sie sind außerdem nicht verpflichtet, einen Geschäftsbericht zu erstellen und ihren Jahresabschluss von einem Wirtschaftsprüfer prüfen zu lassen.

5. Haftung

Interne Haftung
Die Hauptversammlung der Aktionäre kann dem Geschäftsführer Anweisungen erteilen. Sollten diese Anweisungen gegen geltendes Recht oder den üblichen Geschäftsablauf des Unternehmens verstoßen, kann der Geschäftsführer diese Anweisungen ablehnen.

Kommt der Geschäftsführer (angemessenen) Anweisungen nicht nach? Oder handelt er schuldhaft, vorsätzlich oder fahrlässig? Dann kann er intern (gegenüber der GmbH) haftbar gemacht werden.

Externe Haftung
Wie bei der niederländischen BV haftet in Deutschland grundsätzlich nur die GmbH gegenüber Dritten. Und wie in den Niederlanden greift die persönliche Haftung eines Geschäftsführers nur in Ausnahmefällen, wenn ihm ein schwerwiegendes persönliches Verschulden zur Last gelegt werden kann.

In Deutschland gelten für Unternehmen in finanziellen Schwierigkeiten etwas andere Regeln als in den Niederlanden. Dort muss ein Geschäftsführer innerhalb von drei Wochen einen Insolvenzantrag für die GmbH stellen, wenn:

• Es liegt negatives Eigenkapital vor; oder
• Die GmbH ist nicht mehr in der Lage, ihren Zahlungsverpflichtungen nachzukommen, und es ist nicht zu erwarten, dass sich dies innerhalb eines angemessenen Zeitraums ändern wird.

Kommt der Geschäftsführer dieser Pflicht (fristgerecht) nicht nach, haftet er für die Erfüllung der Verpflichtungen, die er zu dem Zeitpunkt eingegangen ist, als er bereits Insolvenz hätte anmelden müssen. In diesem Fall ist auch eine Strafverfolgung möglich.

6. Vertrauenspflicht

In Deutschland gilt die sogenannte Treuepflicht. Diese besagt, dass der Vorstand nicht zum Nachteil der GmbH handeln und nicht eigennützig handeln darf. Er muss stets die Interessen des Unternehmens in den Vordergrund stellen.

Die steuerliche Behandlung eines Geschäftsführers einer GmbH hängt maßgeblich von seiner Position, der Ausgestaltung seiner Vergütung und etwaigen grenzüberschreitenden Aktivitäten ab. Insbesondere im Fall eines Gesellschaftergeschäftsführers ist eine klare Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Interessen unerlässlich, um steuerliche Risiken zu vermeiden.

1. Vergütung eines Direktors

Grundsätzlich sind die Vergütungen eines Geschäftsführers für die GmbH als abzugsfähige Betriebsausgaben geltend zu machen und mindern dadurch den steuerpflichtigen Gewinn des Unternehmens.

Die Vergütung des Geschäftsführers unterliegt grundsätzlich der Lohn- und Einkommensteuer im Sitzland der GmbH. Bei grenzüberschreitenden Konzernstrukturen ist es oft ratsam, einen Teil der Vergütung direkt von der deutschen GmbH auszahlen zu lassen, um Steuerrisiken zu minimieren. Wird die gesamte Vergütung ausschließlich über Management- oder Dienstleistungsgesellschaften im Ausland gezahlt, kann die deutsche Finanzverwaltung einen festen Teil der Vergütung nachträglich in Deutschland der Lohnsteuer unterwerfen, wenn sie der Ansicht ist, dass ein Teil der Arbeit tatsächlich für die deutsche GmbH erbracht wird.

Darüber hinaus kann es steuerlich vorteilhaft sein – insbesondere bei Tätigkeiten, die in mehreren Ländern wie Deutschland und den Niederlanden erbracht werden –, die Vergütung aufzuteilen (sogenanntes Lohnsplitting). Dabei wird das Einkommen den Ländern zugeordnet, in denen die Arbeit tatsächlich verrichtet wird. Dies kann zu einer geringeren Gesamtsteuerbelastung führen und das Risiko einer Doppelbesteuerung verringern. Die Zuordnung muss jedoch ordnungsgemäß begründet und im Einklang mit dem deutsch-niederländischen Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) erfolgen.

Bei geschäftsführenden Gesellschaftern prüfen die deutschen Finanzbehörden auch, ob die Vergütung zu marktüblichen Bedingungen festgelegt wurde. Nur in diesen Fällen kann eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegen – beispielsweise, wenn die Vergütung überhöht ist oder nicht auf einer klaren vertraglichen Grundlage beruht. In diesem Fall darf die GmbH die Kosten nicht abziehen, und der geschäftsführende Gesellschafter muss den Betrag zusätzlich als Kapitaleinkommen versteuern.

2. Firmenwagen und grenzüberschreitende Nutzung

Nutzt ein Geschäftsführer einen Firmenwagen auch privat, stellt dies einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil dar. Die Bewertung erfolgt nach der 1%-Regel oder auf Basis eines Fahrtenbuchs. Bei grenzüberschreitenden Aktivitäten – beispielsweise wenn der Geschäftsführer in mehreren Ländern lebt oder arbeitet – muss ermittelt werden, welches Land das Besteuerungsrecht hat. Dies kann Auswirkungen sowohl auf die Körperschaftsteuer der GmbH als auch auf die Einkommensteuer des Geschäftsführers haben.

3. Abwicklung der Management- und Holdingdienstleistungen

Innerhalb internationaler Konzernstrukturen ist die Abrechnung von Management- und Holdingleistungen ein sensibles Thema. Leistungen zwischen verbundenen Unternehmen müssen zu marktüblichen Konditionen ( Verrechnungspreise ) abgerechnet und ordnungsgemäß dokumentiert werden. Andernfalls können Nachzahlungen und Korrekturen erfolgen, insbesondere wenn die Gebühren nicht transparent oder marktgerecht ermittelt wurden.

4. Dokumentations- und Nachweispflichten

Für die steuerliche Anerkennung von Zahlungen an Geschäftsführer sind eindeutige Vereinbarungen, nachvollziehbare Zahlungsströme und – bei grenzüberschreitenden Aktivitäten – Zeiterfassungsbögen oder Arbeitsberichte erforderlich. Diese Dokumente sind nicht nur für die Transparenz wichtig, sondern auch, um Vorwürfe einer verdeckten Gewinnausschüttung oder eines nicht marktüblichen Geschäfts zu vermeiden.

5. Sozialversicherungsaspekte der Arbeit im Ausland

Ist der Geschäftsführer im Ausland beschäftigt, stellen sich auch Fragen zur Sozialversicherung. Je nach Wohnsitz und Beschäftigungsland können unterschiedliche Systeme gelten. Innerhalb der EU gilt grundsätzlich das Beschäftigungsland, es sei denn, es handelt sich um eine Entsendung mit gültigem A1-Zertifikat. Sozialversicherung und Steuern sind eng miteinander verknüpft; Unklarheiten können schnell zu Nachzahlungen oder Doppelbeiträgen führen.

6. Steueroptimierung unter Berücksichtigung der Grenzen

Es bestehen durchaus Möglichkeiten zur Steueroptimierung – beispielsweise durch transparente Vertragsstrukturen, internationale Vergütungsmodelle oder Holdingstrukturen. Dennoch ist Vorsicht geboten: Sobald solche Maßnahmen die Grenze zur aggressiven Steuerplanung überschreiten, können steuerliche oder sogar strafrechtliche Konsequenzen drohen. Insbesondere bei Geschäftsführer-Gesellschaftern prüfen die Finanzbehörden genau, ob eine verdeckte Gewinnausschüttung oder persönliche Vorteile auf Kosten der GmbH vorliegen.

Haben Sie Fragen zu den rechtlichen und steuerlichen Aspekten für Geschäftsführer? Oder zur Geschäftsführerhaftung in Deutschland? Die Spezialisten von Heisterborg International beraten Sie gerne in Ihrer Sprache.

Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der Gründung einer GmbH, inklusive der praktischen Umsetzung. Wenn Sie beispielsweise keine deutsche Adresse haben – eine Voraussetzung für die Gründung einer GmbH – können Sie das Unternehmen mit uns mittels eines Sitzvereinbarungsvertrags gründen. Wir übernehmen auch gerne Ihre Buchhaltung, stellen gemeinsam mit Ihnen die ersten Mitarbeiter ein, erstellen die Arbeitsverträge und kümmern uns um die Lohn- und Gehaltsabrechnung.