Zakendoen met Duitsland? Bekijk deze checklist leverings- en betalingsvoorwaarden

Grensoverschrijdende contracten brengen extra juridische complexiteit met zich mee. Niet alleen omdat u met een buitenlandse partij samenwerkt, maar ook omdat u mogelijk te maken krijgt met andere rechtsregels, zoals het Duitse recht of het Weens Koopverdrag (CISG). Als u daar geen rekening mee houdt, kunnen er snel hiaten in het contract ontstaan. Denk aan een ontbrekende leveringsafspraak, een onduidelijke klachttermijn of het ontbreken van een aansprakelijkheidsclausule die in Duitsland geldig is.

Het is een misverstand dat deze afspraken vanzelfsprekend zijn of uit de context blijken. Dat is zelden zo. Wat in Nederland gebruikelijk is, hoeft in Duitsland niet te gelden. En andersom.

Levering lijkt op het eerste gezicht een praktisch punt, maar heeft directe juridische gevolgen. Wanneer is geleverd? Op welk moment gaat het risico over? Wie regelt transport en verzekering? Veel conflicten ontstaan doordat dit niet duidelijk is geregeld.

In internationale contracten worden vaak Incoterms gebruikt om leveringsafspraken vast te leggen. Maar de praktijk leert dat termen als ‘Ex Works’ niet altijd goed worden begrepen, en dat ze zonder verdere toelichting onvoldoende duidelijkheid geven.

Juist bij schade of vertraging biedt een scherpe leveringsbepaling houvast. Daarmee voorkomt u dat de discussie zich verschuift naar de vraag wie waarvoor verantwoordelijk was.

Een betalingstermijn van 30 dagen is in Duitsland echt 30 dagen. Niet: 30 dagen na goedkeuring van de factuur of na levering, behalve als dat zo is afgesproken. En wie geen afspraken maakt over vervaldatum, rente of kosten bij te late betaling, moet terugvallen op (onbekende) wettelijke regelingen.

Zorg daarom dat u vooraf vastlegt:

• binnen welke termijn wordt betaald
• in welke valuta
• op welk moment de factuur wordt verstuurd
• wat er gebeurt bij te late betaling

Ook een clausule over verrekening of opschorting is aan te raden: in Duitsland is het niet ongebruikelijk om betalingsverplichtingen in bepaalde branchens na te komen, ook als er discussie is over de levering.

In Duitsland gelden strikte regels voor de controleplicht van de koper (§377 van het Duitse Wetboek van Koophandel). Wordt een gebrek te laat gemeld, dan vervalt het recht op herstel of schadevergoeding. Tegelijkertijd geldt op grond van het CISG een klachtplicht die weer net iets anders werkt.

Daarom is het verstandig om in het contract vast te leggen:

• binnen welke termijn de koper gebreken moet melden
• op welke manier dat moet gebeuren
• wat de gevolgen zijn als dat niet gebeurt

Een goed geformuleerde klachtregeling voorkomt dat u als leverancier geconfronteerd wordt met klachten die maanden na levering opduiken, zonder dat nog duidelijk is wat er precies mis zou zijn.

In veel contracten is een aansprakelijkheidsbeperking opgenomen. Bijvoorbeeld: ‘De aansprakelijkheid is beperkt tot het factuurbedrag’ of ‘gevolgschade is uitgesloten’. Dat klinkt logisch, maar in Duitsland zijn zulke clausules aan strenge regels gebonden en vaak niet toegestaan. Inkoopvoorwaarden worden daar getoetst op transparantie en redelijkheid en concrete jurisprudentie. Een algemene uitsluiting van aansprakelijkheid zal daarom vaak ongeldig zijn.

Zorg daarom dat:

• uw clausules duidelijk en begrijpelijk zijn
• u weet of u onder Nederlands of Duits recht contracteert
• u realistische beperkingen opneemt (bijvoorbeeld met een maximum)

En: beperk alleen aansprakelijkheid voor zaken waarvoor dat juridisch toelaatbaar is.

Het CISG (Weens Koopverdrag) is in internationale B2B-contracten vaak automatisch van toepassing, tenzij het expliciet wordt uitgesloten. Veel bedrijven realiseren zich dit niet. Daardoor wordt het contract onbedoeld beheerst door regels die u niet kent , of waar u juist vanaf wilde.

U leest er in dit artikel meer over – CISG:kansen en valkuilen voor Nederlandse exporteurs

Als u zakendoet met Duitsland loont het om uw contracten en algemene voorwaarden kritisch tegen het licht te houden. Een heldere lijst met juridische aandachtspunten helpt om discussies te voorkomen. Zeker wanneer u met nieuwe klanten in zee gaat of als uw productielijnen internationaal zijn afgestemd.

Wilt u zeker weten dat uw afspraken ook standhouden in Duitsland? Laat uw voorwaarden toetsen door specialisten die bekend zijn met zowel het Nederlandse als het Duitse recht.

Neem contact op met Heisterborg International voor een vrijblijvende quick-scan van uw contractpraktijk.